こんにちは、ローカルハックメディア編集部です。今回は、金属加工やFRP成形、住宅建築など多岐にわたる事業を展開する株式会社エイワ様に対する業務改善サポート事例をご紹介します。エイワ様からの相談を受け、退職金積立の管理をExcelで効率化するためのツールを開発し、業務の負担軽減と精度向上に貢献しました。背景株式会社エイワは、さまざまな製造・建築分野で事業を展開しており、社員の労働環境や福利厚生にもしっかりと目を配っている企業です。しかし、事業が多岐にわたるため、従業員の退職金積立の管理が複雑化しており、特に年齢や勤続年数の変動に応じた積立の計算が手間となっていました。株式会社エイワ様からのご要望Excelでの退職金積立管理ツールにしたい専用ソフトではなく、身近なExcelで管理ツールを構築したい。年齢による加算ストップ機能一定の年齢に達したら自動的に年齢加算が止まる仕組みを希望。複合的なデータ対応勤続年数や役職に応じた加算にも対応したい。このように、Excelの手軽さを活かしながらも、煩雑な計算や積立管理が簡単に行えるツールが求められていました。弊社が提供した業務改善サポートのポイントエイワ様のご要望に応じて、local hackでは、使いやすさと正確さを両立した管理シートの設計・構築を行いました。以下は、具体的な改善ポイントとその効果です。1. 自動計算機能を備えたExcel管理シートの設計退職金の積立額は、年齢や勤続年数、役職によって異なるため、その計算を自動化することで業務の効率化を図りました。年齢加算の自動ストップ機能一定年齢（例えば65歳）に達した時点で加算が止まるよう、Excel関数で条件分岐を幾重にも設定。これにより、担当者が毎年手動で確認する必要がなくなり、精度が向上しました。勤続年数の自動加算入社日の翌月から加算開始となるとのことで、入力するだけで勤続年数が自動計算される仕組みを導入。これにより、管理の手間を削減し、最新のデータを維持できるようになりました。2. 必要な項目のみの入力で済む簡易的なUI設計ツールを使う担当者が多くの項目を入力する必要がないように、必要最小限のデータ入力だけで積立額が算出できるシートを作成しました。入力のシンプル化入社日や役職、年齢のような最低限の情報を入力するだけで、自動的に計算結果が出力されるように設定。エラー防止間違った値が入力されないように事前に保護機能を用いて入力できるセルを制限。入力ミスによる計算ミスを防ぐ工夫も施しました。3. データベース的な設計による柔軟な拡張性の確保エイワ様のニーズに合わせ、データベース的な設計により、役職や勤続年数の加算条件などを柔軟に管理できるようにしました。これにより、将来的にルールが変更になった場合も簡単に対応できるようになっています。加算基準の柔軟な変更役職や年齢の加算ルールが変更されても、設定を少し変更するだけで再計算が可能。データの一元管理複数シートの情報を2つのシートに集約することにより、全てのデータを両方のシートのみで管理できるように環境を提供しました。導入効果：業務負荷の軽減と管理精度の向上今回のExcel管理ツールの導入によって、エイワ様からは退職金積立に関する管理業務が大幅に効率化されると感じるとのご感想をいただくことができました。管理時間の短縮：年齢や勤続年数に基づく積立金計算を自動化したことで、担当者の手作業が不要になり、月々の管理時間が半減しました。人的ミスの削減：自動計算とエラーチェック機能により、計算ミスや入力ミスが防げるようになりました。将来の対応も見据えた拡張性：加算基準の変更やデータベースの追加が簡単に行えるため、今後の人事制度の変動にもスムーズに対応できる見通しです。まとめ株式会社エイワ様のように、規模が拡大し業務が複雑化している企業にとって、簡易で使いやすい管理ツールは業務効率化の重要な鍵です。今回のプロジェクトでも、エイワ様の業務改善に寄与できたことは、大変意義のあることでした。これからも、地域の企業様が抱える日々の課題に対して、手厚い支援を続けていきたいと考えています。