はじめに：なぜ今、デジタルツールが必要なのか？「限られた人材」や「限られた資源」で仕事を成立させていかないとならないのが、地方の中小企業の課題といえますが、特に人口減少や高齢化が進む地域では、従業員一人ひとりの生産性を高めることが今後の存続に直結します。従来のやり方を未だに変えず、そのまま3年後、5年後の見通しが立っていてなおかつ自分たちの業界についてはデジタルやITは関係ありませんという方は、そっとこのページを閉じてください。でも、少しでも関係ありそうだったり、そもそも「できることなら生産性上げたいよ」といいった方はこちらの内容をご覧いただき、どんなツールを使うと良いのか、自分たちが効率よく仕事していくにあたって必要なツールは何なのかを知っていただければと思います。もちろん、local hackでは無料・低価格で使いやすいデジタルツールの導入についてもサポートしてますので、お気軽にh-suzuki@local-hack.biz または 080-5222-0359までお問い合わせいただければと思います。デジタル化の現状最初に、それらしいコラムにありがちな内容についても、ちょっと触れておきます。というのも、普段は自分たちの業界・地域・関係のある部分で仕事をしていることかと思いますので、国内はどうなのか？ということをお伝えしておきます。中小企業庁によると、DX（今更ですが、デジタルトランスフォーメーションの略です）に取り組む企業は年を追うごとに増加はしているということです。特に「デジタル化による業務効率化やデータ分析に取り組んでいる」企業は、コロナ前の2019年の9.5％から2023年には26.9％と約3倍に増加しています。しかし、「システムは導入した」とか、「紙をやめてみた」という取組にとどまっている企業が多く、2023年時点で66.2％の企業は上記のような状態のようです。また、日本政策金融公庫の調査では、「従業員がデジタルツールを使いこなせない」（33.1％）、「デジタル化の推進を主導する人材がいない」（30.2％）といった「人材」という側面での課題も浮き彫りになっています 。これはなぜなんでしょうか？私が思うに、「使いこなす」というのは結構難しいです。どこまでを定義して「使える」とみなすのかはわかりませんが、上で言われているのは「使ってみたところで止まった」とか、そもそも「導入されたから仕方なし、使うつもりはほぼありません」という方も含まれているのではないかなと。無理して覚える必要がない方については、ついていける方々だけでデジタル化を進めていくところもあるようですが、「ディバイド」という表現をされるように情報格差のようなものが開いていってしまいます。定年もだんだんと年齢上限が上がっていることを考えると、「私には関係ない」と逃げ切れるのは今現在65歳を目前としている方くらいでしょうか。それにしたって、マイナンバーなんかを始めとする行政の手続きなんかもデジタル化されていきますから、これは「時代の流れ」なんですよね。スマートフォンを使えないまでも、ガラパゴスケータイは使えてる方がほとんどじゃないですか。でもそれだって90年代〜00年代にかけて「なんとか」してきた。デジタルツールも、慣れていけば「便利」なもの。なので、若い方のみならず、今現役で働き盛りの方々こそ使ってほしいと思います。もう一度書きますが、生活でも仕事でも、ものすごく「便利」になります。デジタルツール導入のメリットデジタルツールを導入することで、何が「便利」になっていくのかを箇条書きにすると、以下のような効果が期待できます。業務効率化：ルーティン業務を簡単に終わらせられたり、情報共有がスムーズになることで、作業時間を短縮できます。コスト削減：紙の削減や業務の見直しにより、無駄なコストを削減できます。データ活用：以前からのデータがたくさん蓄積されていると思います。それらを分析することで、経営判断の精度や現場での利便性が向上します。地方中小企業におすすめのITツール割と導入ハードルが低く、それなのにとっても便利になるツールはいくつもあります。今回は、地方の中小企業が導入しやすい、コストパフォーマンスに優れたITツールをいくつかお伝えします。1. Google Workspaceこれは、Googleが提供している有料ツールとなっています。メール、カレンダー、ドキュメント、ファイル共有など、業務に必要な機能が一括で利用できるクラウドサービスです。私の個人的な感想も含んでしまいますが、一番のメリットは、「リアルタイムでの編集・情報共有が可能」というところ。どういうことかと言いますと、例えば会議をするときにいちいち関係者人数分の資料を印刷しなくとも、全員がパソコン・タブレット・スマホでデータを共有できて、印刷コストも減ります。それだけではなく、「その場でデータの修正」もできるので、間違った情報を会議中に修正して滞りなく打ち合わせが進められるわけです。2. マネーフォワード会計クラウド型の会計ソフトで、経理業務を効率化できます。これも例を挙げると、インターネットバンキングと連携することにより、銀行口座やクレジットカードと連携し、仕訳補助してくれるので、日付と適用だけ確認して修正がなければ登録ボタンを押すだけで仕訳できるというものです。経理を担当したことがある方はお分かりいただけると思いますが、日々のお金の流れを管理するのにあたって、口座が多ければ多いほどいろんな銀行に記帳したり確認したりとそれだけで仕事時間の大半を取られます。そのうえ、数字なので細かい。エクセルに入力した数字を基にして、報告用の表やグラフを作成…そんなことしなくてよくなります。ツールが代替してくれるので、経理と総務を兼務できたりするようになって、仕事の幅が広がります。3. Canvaデザインの専門知識がなくても、簡単にチラシやプレゼン資料を作成できるツールです。豊富なテンプレートがあるので、チラシを外注しなくても自分で作成できるようになります。4. Chatworkビジネス向けのチャットツールで、タスク管理ができる機能も備えています。メールを一度でも使ったことがあれば簡単に順応できるうえに、メールよりもはるかに使いやすく社内外のコミュニケーションはこれがあれば一元化できますね。導入支援策ITツールには無料で使用できるものもありますが、大半はコストがかかります。そうしたときに使えるのが、国や自治体の支援策です。例えば、「IT導入補助金」は、中小企業・小規模事業者等の労働生産性の向上を目的として、業務効率化やDX等に向けたITツールの導入を支援する補助金制度ですので、上記のツールを導入するにあたって、年間コストを計算して補助金で補うことができます。成功事例：デジタル化で業務改善を実現ある地方の製造業では、在庫管理をExcelからクラウド型の在庫管理システムに移行したことで、在庫管理にかかる時間と人手が減少し、納期遅延も大幅に減少しました。それ以外にも、受発注をデジタル化することによって、ミスの削減と業務時間の短縮を実現しています。まとめ：一歩ずつでも前進を一朝一夕に進められるものではないかもしれませんが、仕事そのものだって同じことが言えます。小さく始めることが大切です。まずは自社の課題を洗い出し、解決に役立つツールを選定しましょう。外部の専門家や支援機関の力を借りることも、成功への近道です。デジタルツールを活用して、生産性を爆上げし、持続可能な経営を目指しましょう。しつこいようですが、local hackでは無料・低価格で使いやすいデジタルツールの導入についてもサポートしてますので、お気軽にh-suzuki@local-hack.biz または 080-5222-0359までお問い合わせいただければと思います。【引用情報】「DXに取り組む企業」26.9％（2019年9.5％ → 2023年26.9％）出典：中小企業庁『2024年版 中小企業白書』リンク：https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2024/chusho/b1_4_7.html DX推進の段階1～2にとどまる企業が66.2％出典：同上（中小企業白書2024）リンク：https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2024/chusho/b1_4_7.html「従業員がデジタルツールを使いこなせない」：33.1％「推進を主導する人材がいない」：30.2％出典：日本政策金融公庫「中小企業のデジタル化に関する調査」（2023年12月）リンク：https://www.jfc.go.jp/n/findings/pdf/tyousa_gttupou_2412.pdf